Mười sự cố in ấn thường gặp và cách sử lý

?? giúp b?n tránh nh?ng s? c? trong khi in ?n, bài vi?t này s? ?i?m qua m?t s? tr??ng h?p tr?c tr?c th??ng g?p nh?t và h??ng kh?c ph?c chúng. Hy v?ng qua bài vi?t này, b?n s? s? d?ng chi?c máy in, m?t trong nh?ng công c? không th? thi?u trong công vi?c th??ng ngày ? v?n phòng, m?t cách hi?u qu? h?n.

1/Không có gì xu?t hi?n khi b?n c? in

Không th? in b?t c? n?i dung gì là s? c? in thông th??ng nh?t nh?ng cách kh?c ph?c th??ng c?ng ??n gi?n nh?t: B?n ph?i ki?m tra ?? xem dây ngu?n c?a máy in ?ã ???c c?m vào ? ?i?n, máy in ?ã ???c b?t và n?i v?i máy tính hay ch?a (!).

2/Các l? và các ng?t dòng trên các trang c?a b?n ??u không thích h?p

Các l? c?a b?n quá r?ng ho?c b?n in trên gi?y có kích c? không chính xác (r?t hay g?p n?u b?n nh?n tài li?u t? m?t ng??i khác). Trong tr??ng h?p này hãy ch?n File/Page Setup, nh?n tab Paper trong h?p tho?i Page Setup và sau ?ó xem trong m?c Paper Size ?? bi?t lo?i gi?y Word s? dùng ?? in tài li?u. N?u b?n th?y m?c Paper Size là “A4 210x297mm” thì ?ây là m?t tiêu chu?n kích c? gi?y ngo?i. Nh?p Cancel trong h?p tho?i Page Setup và th?c hi?n các b??c sau ?ây ?? gi?i quy?t v?n ?? này :

+. Ch?n Tools/Options ?? m? h?p tho?i Options.
+. Ch?n tab Print.
+. Ch?n h?p ki?m Allow A4/Letter Paper Resizing n?u nó ch?a ???c ch?n và nh?p OK.
+. In tài li?u c?a b?n

3. B?n g?p s? c? trong vi?c in m?t tài li?u dài mà b?n ?ã chia thành các ph?n

Vi?c in các tài li?u ?ã ???c t? ch?c thành các ph?n riêng bi?t là ?i?u r?c r?i, ??c bi?t n?u m?i ph?n có s? ?? ?ánh s? riêng c?a nó (ví d?, các trang trong ph?n th? nh?t c?a tài li?u – ph?n m?c l?c ch?ng h?n - không ???c ?ánh s?). Vi?c bi?t trang nào mà b?n ?ang xem và các trang nào ?? in có th? là ?i?u khó kh?n. Thanh Status cho b?n bi?t r?ng b?n ?ang ? trang 8 nh?ng tiêu ?? trên trang 8 l?i cho th?y r?ng b?n ?ang ? trang 5 (trang th? 5 trong ph?n hai). Vì th?, n?u m?t tài li?u ???c t? ch?c thành các ph?n có cách ?ánh s? trang khác nhau, hãy in l?n l??t t?ng ph?n m?t.

4. Các Fonts có di?n m?o không thích h?p

Tr??c tiên, b?n hãy xem tài li?u t? c?a s? Print Layout ?? b?n có th? th?y các font hi?n th? nh? th? nào. N?u chúng không hi?n th? ?úng thì có th? tài li?u c?a b?n ch?a các font mà máy in c?a b?n không h? tr?. Hãy thay th? các font này b?ng các font TrueType. Nh?ng font này có các m?u t? “TT” k? bên tên c?a chúng trên menu Font, có ??c ?i?m là hi?n th? gi?ng nhau khi ???c xem trên màn hình và khi ???c in ra gi?y.

5. Hình ?nh không ???c in ra

Máy tính c?a b?n có th? thi?u b? nh?. Th? t?t máy, kh?i ??ng l?i máy tính và in l?i. N?u nh? v?y v?n không ???c gì, hãy ki?m tra nh?ng kh? n?ng d??i ?ây :

+ Ch?n File/Print và nh?p nút Options trong h?p tho?i Print. Trong h?p tho?i Print th? hai, hãy ??m b?o h?p ki?m Drawing Object ?ã ???c ch?n.
+ C?ng trong h?p tho?i Print th? hai, hãy ?ánh d?u vào h?p ki?m Draft Output ?? yêu c?u Word in các tài li?u v?i ít ??nh d?ng h?n. Tùy ch?n này dùng ?? làm vi?c v?i các tài li?u trong giai ?o?n s?a b?n in.

6. M?t trang tr?ng ???c in t?i cu?i tài li?u

Trang tr?ng ???c in ra b?i vì b?n ?? l?i m?t vài ?o?n tr?ng ? cu?i tài li?u. Nh?n CTRL+ END ?? ?i ??n cu?i tài li?u, nh?p nút Show/Hide ?? xem các ký hi?u ??nh d?ng ?o?n ? cu?i v?n b?n và xoá các ký hi?u này.

7. Header và Footer xu?t hi?n không chính xác

N?u header và footer c?a b?n không n?m v?a trên trang, không có ?? ch? tr?ng trong l? dành cho header hay footer ho?c chúng n?m trong ph?n không in ra c?a trang. ?? t?o nhi?u ch? tr?ng h?n cho các header và footer, hãy ch?n File/Page Setup, ch?n tab Margin trong h?p tho?i Page Setup và phóng to l? trên và l? d??i. ?i ??n tab Layout và t?ng kho?ng cách From Edge ?? header và foooter không b? ??y vào ph?n không in c?a trang.

8. Word không cho b?n ch?n l?nh File -> Print

N?u l?nh File/Print m? ?i trên máy tính c?a b?n và b?n không th? ch?n l?nh này là do máy tính c?a b?n không bi?t r?ng nó ???c liên k?t v?i m?t máy in. Hãy cài ??t l?i máy in.

9. B?n không th? in các ???ng vi?n trang

H?u h?t các máy in không th? in text hay hình ?nh n?m quá g?n mép c?a trang. Theo m?c ??nh, các ???ng vi?n n?m g?n mép c?a trang, ?ây là lý do t?i sao máy in c?a b?n không th? x? lý chúng. Hãy th?c hi?n các b??c sau ?ây ?? gi?i quy?t s? c? này :

+. Ch?n Format/Borders and Shading. H?p tho?i Borders and Shading xu?t hi?n
+. Ch?n tab Page Boder
+. Nh?p nút Options ?? m? h?p tho?i Borders and Shading Options.
+. Bên d??i Margin, nh?p các kích c? (tính theo ?i?m ?nh) l?n h?n vào các h?p Top, Bottom, Left và Right ?? di chuy?n các ???ng vi?n h?i ra xa kh?i mép c?a trang.
+. Nh?p OK hai l?n.

10. Máy in c?a b?n in quá ch?m

T?c ?? in ph? thu?c vào t?c ?? x? lý các yêu c?u in tài li?u. “In ? ch? ?? n?n “ ngh?a là Word có th? in các t?p trong khi b?n th?c hi?n nh?ng tác v? khác - ??nh d?ng m?t tài li?u hay nh?p v?n b?n ch?ng h?n. B?ng cách t?t ch? ?? in n?n, b?n yêu c?u Word dành t?t c? ngu?n tài nguyên c?a nó vào tác v? in và k?t qu? các tài li?u s? ???c in nhanh h?n. Tuy nhiên, ?i?m b?t l?i là b?n không th? th?c hi?n công vi?c nào c? trên tài li?u khi nó ?ang ???c in ra.

Th?c hi?n các b??c sau n?u b?n mu?n t?t c? ch? in trong n?n
- Ch?n Tools/Options.
- Ch?n tab Print trong h?p tho?i Options.
- H?y ch?n h?p ki?m Background Printing và nh?p OK.

M?t s? l?i khuyên khi s? d?ng máy in ?? ph?c v? cho vi?c in ?n

- B?n nên ch?n mua ch?ng lo?i gi?y in theo ?úng yêu c?u c?a sách h??ng d?n ?i kèm, không nên mua nh?ng gi?y in kém ch?t l??ng (nh? quá m?ng ch?ng h?n) vì gi?y ch?t l??ng kém d? b? k?t trong khi in. Không nên ?? gi?y in trong môi tr??ng ?m ??t vì nh? v?y khi in có th? s? có các ??m m?c trên gi?y.
- Luôn c?p nh?t trình ?i?u khi?n (driver) cho máy in t? website c?a nhà s?n xu?t ?? c?i thi?n ho?t ??ng c?a máy in nh? s?a l?i các s? c? in ?n trong máy và có thêm nhi?u tính n?ng m?i.
- Luôn dành th?i gian v? sinh máy in hàng tu?n, không ?? b?i b?n bám vào máy in hay gi?y v?n sót l?i trong máy vì nó s? d?n ??n hi?n t??ng k?t gi?y và nh?t là b?n ph?i gi? cho ??u in (printhead) luôn ???c s?ch.

Hy v?ng qua bài vi?t này công vi?c in ?n c?a b?n ???c suôn s? và trôi ch?y h?n.

Nguy?n Minh Luân – Nguy?n Th? Bích Nhung
(CLB Tin H?c NiT – Tr??ng ?H Công nghi?p TP. H? Chí Minh)
Email: [You must be registered and logged in to see this link.]